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关于加强机构改革中档案管理的通知

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索引号: 2015-11-19-0026 公开责任部门 县档案局
公开日期 2015-03-22 关键词
公开目录 政策法规 文号 南档发〔2015〕2号
信息有效性 已失效 公开形式 主动公开
内容概述

县直有关单位:

为切实做好县政府职能转变和机构改革中的档案管理工作,确保机构改革中档案的完整与安全,根据中共湖南省委、湖南省人民政府《关于印发〈湖南省人民政府职能转变和机构改革方案的实施意见〉的通知》(湘发〔2014〕12号)和湖南省档案局、湖南省机构编制委员会办公室联合下发的《关于加强机构改革中档案管理的通知》(湘档通〔2014〕36号)要求,现就机构改革中档案管理的有关事项通知如下:

一、要高度重视机构改革中的档案管理工作

这次机构改革以职能转变为核心,涉及面广,涉及单位多,而这些单位的档案是这些单位历史活动和过程的真实记录,是备以查考的历史依据和真实凭证,是不可再生的宝贵资源,是国家档案资源的重要组成部分。各单位要高度重视这次机构改革中档案管理和处置工作,要将档案管理和处置工作纳入机构改革工作的总体部署,要科学制定档案管理和处置工作方案。属于“撤、并、转”的单位,要明确专门的机构和人员负责档案的处置,要按照相关规定做好档案的整理与移交工作,严格办理交接手续,任何单位和个人都不得私自带走、留存、涂改、转移、丢失和销毁档案,档案处置不到位,机构和人员不能散。新组建的单位要及时明确档案管理机构和档案管理人员,建立健全档案管理工作制度,有序地开展档案管理工作。要按照“三定”规定和新设立的内设机构,重新编制好本单位文件材料归档范围和保管期限表,并按有关规定报县档案局。

二、要明确机构改革单位档案的归属与流向

依据国家档案法规,机构改革单位档案的处置要以维护单位历史真实性和完整性为原则,各单位在原机构变动前形成的全部档案(在职人员和离退休人员的人事档案除外)为一个整体,不得分散。其归属和流向按以下规定执行:

(一)撤销、不再保留的机构,其全部档案由原单位直接向县档案馆移交。

(二)原机构已撤销,其职能整体并入其它机构且在其它机构仍加挂原机构牌子或对外继续使用原机构名称的单位,已设立全宗号的单位档案由原单位直接向县档案馆移交。

(三)由两个或两个以上的机构合并组建为一个新的机构,其全部档案由原单位或者新组建的单位按原机构全宗直接向县档案馆移交,不得分散。新组建的单位所形成的档案按新单位名称另立全宗管理。

(四)机构保留,但职能与业务范围部分发生变动的单位,原全宗号继续保留,原有档案不得随职能调整而调整,保持档案的完整性。

(五)机构保留,但隶属关系发生改变的单位,已设立全宗号的单位档案仍由原单位保管不变;隶属关系发生改变后形成的档案按新的主管部门档案室规定移交。

(六)新组建的独立机构,自组建之后独立管理好档案,由县档案馆分配档案全宗号。

三、切实做好机构改革中的档案移交工作

凡涉及机构改革的单位,都要按照档案归属与流向的规定,做好档案的移交工作。

(一)移交内容。这次机构改革中凡属于直接向县档案馆移交档案的单位,其移交的档案是指原机构存续时保管与形成的、及机构改革过程中形成的全部档案资料,保管期限包括永久和定期,档案种类包括存续中保管的文书档案及机构改革过程中形成各项交接文件等文书档案、基建和科研等各种科技档案、会计和专业等各种专门档案、死亡人员的人事档案、公务礼品档案、照片和印章等特殊载体档案,载体类型包括纸质载体及其对应的电子版本。资料主要包括各种业务职能活动的资料、出版物及基础数据汇编、大事记等。各单位划定为定期保管的各类档案,原则上在机构改革中暂不作销毁处置。向县档案馆移交时,同时移交“待销毁审批表”。凡违反规定,造成档案损失的,将严肃追究有关人员和领导的责任。

(二)整理要求。各移交单位要按有关标准对应移交全部档案进行系统整理、编目,不得分散,编制好移交清册,连同到期档案的电子版本目录一并向县档案馆移交。各类档案的整理规定及检索工具编制的要求如下:

1、文书档案的整理,2000年以前的档案以卷为单位进行整理。2001年以后的档案按照《归档文件整理规则》(DA/T22—2000)以件为单位进行整理。

2、科技档案的整理,符合《科技档案案卷构成一般要求》(GB/T11822—2008)的要求。

3、专业档案的整理,不同的专业档案要符合相关专业档案整理规范的要求,如会计档案符合《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)和《会计档案案卷格式》(DA/39—2008)的要求。

4、公务礼品档案的整理,符合《湖南省公务礼品档案管理规范(试行)》(湘档发〔2011〕16号)的要求。

5、特殊载体档案的整理,不同的特殊载体档案要符合各自的整理规范要求。如印章档案符合《印章档案整理规则》(DA/T40—2008)的要求,照片档案符合《照片档案管理规范》(GB/T11821—2002)的要求,电子档案符合《电子档案移交与接收办法》(档发〔2012〕7号)、实物档案可以参照《湖南省公务礼品档案管理规范(试行)》(湘档发〔2011〕16号)的要求。

6、检索工具的种类和要求。移交档案时,必须移交相应的纸质目录和电子目录各一式三份。

7、编研资料。移交档案时,同时移交本单位的组织机构沿革、大事记等有关材料。

(三)移交要求。凡涉及机构改革的单位,要认真按照《中华人民共和国档案法》等法规及本通知的规定要求,2015年完成移交任务。由原单位或者职能机构的工作人员将完成了系统整理、检索工具编制的全部档案及电子目录数据,编制好移交清册,直接向县档案馆或者本通知规定的单位档案室移交。

各机构变动单位要严格执行上述规定,并根据工作实际提出本单位档案归属与流向的意见,于2015年4月10日前报县档案局业务股同意后实施。

联 系 人:侯湘晖

联系电话:5212237 13607375755

南县档案局 南县机构编制委员会办公室

2015年3月22日

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